Frågor och svar- Organisationsträd

Vad är organisationsträdet?

Organisationsträdet ska vara en spegling av skolhuvudmannens organisatoriska uppbyggnad och används i syfte till hur statistiken ska kunna delas in och presenteras på olika nivåer inom skolhuvudmannen.  
Information så som HASid, skolenhetskod och klassnamn registrerat i organisationsträdet används för att matchas med hämtade enkäter.  

Vad ska registreras i organisationsträdet?

Skolhuvudmannens skolområden, namn på skolor, skolenheter/skolenhetskoder samt klassnamn och årskurs och antalet pojkar/flickor per klass. För gymnasieklass ska även programtyp registreras.  

Vad används organisationsträdet till?

Vid hämtning av enkäter noteras HSAid, skolenhetskod samt klassnamn kopplat till enkäten som hämtas, och matchas sedan med motsvarande uppgifter i organisationsträden registrerade i Elevhälsodata Väst och på så vis kan datan sedan visas korrekt i statistikverktyget. 
Exempelvis om det då saknas uppgifter i organisationsträdet som exempelvis antal pojkar/flickor, uppdaterat/korrekt klassnamn eller för gymnasieklass programtyp blir påföljden att referenssiffra för enkäten saknas.  

När måste organisationsträdet vara klart inför ett nytt läsår?

Organisationsträdet måste vara klart innan skolsköterskorna kan börja signera enkäter för läsåret. Detta då signeringen gör att Elevhälsodata Väst får notifiering om att en enkät finns att hämta. Om organisationsträdet då inte är klart kan enkäten inte matchas med exempelvis enkätens skolenhet vilket orsakar fel i hämtandet av enkäten.  
Enkäterna kan dock börja skickas ut till elever, och vårdnadshavare (förskoleklass), och skolsköterskan kan genomföra hälsosamtalen, men INTE signera klart enkäten och anteckningen för vikt och längd, om organisationsträdet ännu inte är färdigregistrerat för läsåret.  

Hur ofta behöver organisationsträdet uppdateras?

För att enkäter fortsatt ska kunna hämtas in till den regiongemensamma databasen måste organisationsträdet hållas uppdaterat. 

• Inför varje läsår behöver organisationsträdet ses över och justeras, borttag, tillägg och nya klassnamn och antal pojkar/flickor (nämnarsiffror) registreras.
• om det under läsåret sker större förändringar i klassnamn (exempelvis två klasser blir en eller en klass blir två)
• vid organisationsförändringar inom skolhuvudmannen avseende poster som organisationsträdet i Elevhälsodata Väst omfattar
• vid byte av skolenhetskod 

Från när kan man registrera kommande läsårs organisationsträd? 

31 juli är brytdatum för innevarande läsår och efter detta nollställs antal pojkar/flickor (nämnarsiffror) i organisationsträdet. Efter det är organisationsträdet redo att uppdateras för nästkommande läsår.

Vad behöver göras under pågående läsår? 

Om det sker organisationsförändringar inom skolhuvudmannen avseende poster som organisationsträdet i Elevhälsodata Väst omfattar måste detta justeras för att enkäter fortsatt ska kunna hämtas in. 
Om det blir en större förändring av elevantal i en klass behöver antal pojkar/flickor justeras. Förflyttning av enstaka elev i klasserna under läsåret kräver inte en justering i elevantal. 

Hur vet vi att organisationsträdet är korrekt registrerat?

Som rollen Skolhuvudmannadministratör kan man i Arbetsvy för enkätuppföljning se status för hämtningar från den skolhuvudmannen behörighetsrollen avser och på så visa få en överblick på om det finns enkäthämtningar som fått åtgärder som exempelvis Skolenhetskod saknas, eller om hämtningar fått status Inhämtad. Se mer om olika status och åtgärder i lathunden som finns länkad i arbetsvyn.  

Vem ska administrera organisationsträdet? 

Huvudansvaret ligger på den som har rollen skolhuvudmannaadministratör. Rollen kan skapa och redigera/administrera hela organisationsträdet. 
Rollen Skoladministratör - kan administrera skolenheten som de är administratörer för.

Vilka uppgifter har en skolhuvudmannaadministratör? 

Det huvudsakliga ansvaret för rollen är registrering och underhåll av organisationsträdet men också uppföljning av enkäthämtningar till Elevhälsodata Väst. Uppföljning sker via Arbetsvy för enkätuppföljning. Rollen kan också tilldela behörighet till exempelvis skolsköterskor. Läs mer om roller.  

Skolområden 

Vad är ett skolområde?

Ett skolområde används för att gruppera skolor inom skolhuvudmannens organisation. Det kan till exempel vara geografiska områden som Norra, Södra eller Centrala, eller grupperingar som Grundskolor och Gymnasieskolor. 
Om din organisation inte använder någon särskild indelning kan du istället registrera hela skolhuvudmannens geografiska område, till exempel kommunens namn, som skolområde.

Skolor 

Vad är en skola?

Vanligen är flera skolor organiserade inom ett skolområde. En skola kan ha flera skolenhetskoder registrerat på sig i Elevhälsodata Väst. Exempelvis kan skola Y ha de två enheterna F-6 och 7-9 och således båda dessa skolenhetskoder registrerat på sig.  

Vi har en ny skola. Hur lägger vi till den?

Den behöver läggas till under det skolområde som den tillhör. Även skolenhet/skolenhetskod, klasser och antal pojkar/flickor behöver sedan läggas till. Det går när som helst på läsåret att lägga till en ny skola och dess klasser samt antal pojkar/flickor. 

En skola registrerad i organisationsträdet har lagts ner och kommer inte användas mer. Kan vi ta bort den?

Nej. Om skolan har skickat in enkäter sedan tidigare ska skolan INTE tas bort, låt den vara kvar. Detta för att statistiken fortsatt ska kunna visas på skolnivå. 

Kan jag ändra namn på en skola? 

Ja, men.. 
…om namnet på en skola ändras kommer skolnamnet även ändras bakåt i tiden för de redan hämtade enkäterna innan skolnamnsändringen. Detta gör att man inte längre kan fördela i statistiken på namnet som användes från början utan endast på det nya skolnamnet.  

Kan jag flytta en skola mellan olika skolområden?

Nej, den går inte att flytta. Om man tar bort/flyttar en skola från ett skolområde och lägger in det med samma namn under ett annat skolområde så kommer den få ett nytt "id" och därmed anses vara en helt ny skola. Man kan alltså inte då följa tidslinjen för den skolan i statistiken, då det kommer att anses vara två olika skolor.

Skolenheter 

Vad är en skolenhet?

En skolenhet är en organisatorisk enhet som kopplas på ett skolnamn med en eller flera skolenhetskoder. 
Skolenhet med tillhörande skolenhetskod registreras i Elevhälsodata Väst via val i plockslista. Plockslistan med skolenhetskoder hämtar uppgifterna från Skolverket.  

En skolenhet saknas i organisationsträdet men enkäter har gjorts på enheten. 
Vad gör vi?

Börja med att registrera skolenheten med korrekt skolenhetskod och registrera dess klasser samt antal pojkar/flickor i klasserna. Be sedan aktuella skolsköterskor att signera om enligt journalsystemets checklista för hanteringen av enkäter, anteckningar och samtycke. 

Vad händer om skolenhetskoden saknas eller är felaktig?

Då kommer enkät inte att kunna hämtas till Elevhälsodata Väst. Enkätens felaktiga skolenhetskod eller avsaknad av den gör att hämtningen inte kan matcha den mot samma data i organisationsträdet.  
Ett hämtningsförsök som inte kan matchas får i Arbetsvy för enkätuppföljning status Åtgärd krävs. 

Hur ändrar eller lägger jag till en skolenhetskod?

Leta dig fram till skolan i organisationsträdet, klicka Administrera och sedan Lägg till skolenhetskod. Välj den korrekta skolenhetskoden ur listan. Klicka sedan på Administrera och lägg till aktuella klassnamn och antal pojkar/flickor.  
En skola kan ha flera skolenhetskoder kopplade till sig vilket innebär att även den tidigare använda skolenhetskoden också ska finnas kvar.  

Kan en skola ha flera skolenhetskoder?

Ja, leta upp skolan och skolenheten och klicka på Lägg till skolenhetskod. Välj den korrekta skolenhetskoden ur listan. Klicka sedan på Administrera och lägg till aktuella klassnamn och antal pojkar/flickor. En skola kan ha flera skolenhetskoder kopplade till sig vilket innebär att även den tidigare använda skolenhetskoden också ska finnas kvar.  

Vi har delat upp en skola i flera skolenheter. Vad behöver vi göra? 

Lägg till de nya skolenheterna genom att välja i plocklistan med skolenhetskoder samt underliggande skolor, klasser och pojkar/flickor i klasserna.  

Kan jag ta bort en skolenhetskod?

Nej, låt en skolenhetskod som inte längre används ligga kvar.  

Kan jag flytta en skolenhet mellan olika skolor? 

Nej, man kan inte flytta en skolenhet så att all statistik följer med som redan inkommit på en skola till en annan skola.  
Om exempelvis skolenhetskod 123456 tidigare låg på skola A och flyttas till skola B kommer skola A inte synas i statistiken varken framåt eller bakåt i tiden. Tidigare enkäter kommer heller inte att synas under skola B. Framåt i tiden kommer enkäterna att synas under skola B. 
För att se enkäterna för skolenhet 123456 framåt och bakåt i tiden behöver uppdelning skolenhetskod göras i statistikverktyget.

Registrering av klasser 

Vad ska registreras på en klass?

Klassnamn och årskurs ska registreras för klasser i förskoleklass, årskurs 4, 8 och år ett på gymnasiet. För gymnasiet ska även programtyp väljas ur plocklistan.  

Vad måste jag tänka på när jag registrerar klassnamn?

Det är viktigt att klassnamnet registreras med exakt benämning så som i journalsystemet. Exempelvis måste gemener, versaler och eventuella blanksteg stämma överens i båda systemen, klass 4A /klass 4a.

 
Kan två klasser ha samma klassnamn?

Både ja och nej. Det finns inga hinder att det finns exempelvis 4A i både skola X och en 4A i skola Y. Däremot är det inte möjligt att registrera samma klassnamn flera gånger under samma skolenhet.  
Även om en klass på gymnasiet har olika programtyper inom samma klassnamn är det inte möjligt att registrera samma klassnamn för dem om de är under samma skolenhet. 

Kan jag ändra ett felstavat klassnamn?

Ja, ändring kan göras. Tänk på att enkäter som redan signerats i journalsystemet behöver dock signeras igen för att statistiken ska kunna mappas till rätt klassnamn i organisationsträdet.    

Förändringar i klasser 

En klass i organisationsträdet finns inte detta läsår. Vad behöver jag göra?

Om klassen aldrig någonsin kommer existera igen exempelvis om klassnamnet är baserad på skolstartsår/födelseår kan denna tas bort efter avslutat läsår.  
 
Om en klass inte kommer att finnas på de nya läsåret, exempelvis kommer inte 4C behövas. Uppdatera genom att låta den vara kvar men säkerställ att elevantal är satt till 0 pojkar och 0 flickor. 

Listan med gamla klasser börjar bli lång. Kan jag ta bort gamla klasser?

Ja, efter avslutat läsår kan en rensning göras och klassnamn som är baserade på skolstartsår/födelseår kan tas bort. 
Om ett klassnamn kommer att användas igen kan de behållas och återanvändas genom att endast justera elevantalet till aktuella siffror. 

Klassnamnen är samma som förra året. Kan jag återanvända dem?

Ja, du kan återanvända klassnamnen om den detta läsår heter samma som förra året. Dock behöver antal pojkar/flickor uppdateras då dessa siffror nollas automatiskt (31 juli) inför nytt läsår. 

Antalet klasser har utökats. Hur gör jag?

Om klassnamnet inte funnits tidigare, lägg till klassnamnet under skolenheten/skolenhetskoden i organisationsträdet och ange antal pojkar/flickor.  
En elev har bytt klass eller slutat. Måste jag uppdatera elevantalet? 
Nej, det är inte nödvändigt om enstaka förändringar sker i antalet elever i en klass under pågående läsår.  

Jag har missat att registrera en klass men enkäter har redan genomförts. Vad gör jag?

Gå in på organisationsträdet och registrera klassen och antal pojkar/flickor i klassen, på aktuell skolenhet. Be sedan aktuella skolsköterskor att signera om enligt journalsystemets checklista för hanteringen av enkäter, anteckningar och samtycke.

Programtyp på gymnasieklass 

Vad händer om programtyp inte registreras för en gymnasieklass?

En enkät från en gymnasieklass som inte har programtyp registrerad i Elevhälsodata Väst kommer inte matcha mot värdet programtyp. Enkäten kommer att räknas med i statistiken för skolenheten som den kommer från men kommer inte att synas i statistiken med urval programtyp.

Elevantal  

Hur viktigt är det att antal pojkar och flickor stämmer?

Antalet pojkar/flickor per klass (summeras uppåt i organisationsträdet) och används som en referenssiffra när man tittar på hur många enkäter som kommit in. Detta för att avgöra/uppskatta hur väl antalet enkäter som kommit in kan representera alla elever i den valda grupperingen 
Exempelvis kan det vara bra att avvakta med att registrera antal pojkar/flickor i gymnasieklasser tills dess att perioden för förflyttningar mellan skolor, inriktningar och klasser avslutats, i början av ett läsår. 

När ska elevantalet uppdateras?

Inför varje läsår samt vid stora förflyttningar i klasserna under läsåret. Exempelvis kan det vara bra att avvakta med att registrera antal pojkar/flickor i gymnasieklasser tills dess att perioden för förflyttningar mellan skolor, inriktningar och klasser avslutats, i början av ett läsår.

Måste jag öppna varje klass för att uppdatera elevantal?

Nej, i vyn Administrera organisationsträd finns en knapp ”Redigera hela organisationsträdet samtidigt”. Här kan man ändra antalet pojkar/flickor per klass, i en lista med skolhuvudmannens skolenheter och klasser. 
Om en skola och klass saknas i listan beror detta på att den inte lagts till i organisationsträdet än.  

Allmänna omorganisationer 

Vi omorganiserar. Vad behöver vi göra?

Organisationsträdet behöver ändras för att matcha den nya organisationen. Se övriga frågor och svar för guidning. Vid behov kontakta Elevhälsodata Väst, ehdv@vgregion.se 

Förutsättningar för hämtning 

Kan enkäter skickas ut till elev innan organisationsträdet är klart?

Ja, det går bra. Det är först efter att skolsköterska genomfört elevhälsosamtalet och börjar signera samtal, längd/vikt och samtycke som organisationsträdet MÅSTE vara klart.  

Vad måste vara registrerat för att enkäter ska kunna hämtas?

 
Leverantörerna för journalsystemet har en checklista för ordningen registreringar och signeringar måste ske för att Elevhälsodata Väst ska få en signal om att hämtning av data till den regiongemensamma databasen är möjlig. Det handlar bland annat om samtycke för dataöverföring och signering av längd och vikt i journalsystemet. Kontakta din journalsystemsleverantör för aktuell information.